【クイズで学ぶBCP】BCP文書(事業継続・復旧対策)を書くべき人は?

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問題

 

BCPを文書化する際の役割分担として最も適切なのは次のうちのどれでしょうか?

 

  1. 文書に記載される全てについて事務局が関係各所から情報を収集して文書化する
  2. 事務局の補助を受けて経営層が文書化し、トップダウンで展開する
  3. 事務局がフォーマットを作成して各部門に配布し、以降は各部門が自部門に必要な内容を記述して管理する
  4. 事務局が骨子や共通部を作成し、経営層が作成した全社的な方針に関わるパート、各部門が作成した現場業務に関わるパートを取り込む
  5. 上記のいずれでも良い

 

理由も含めて、ぜひ考えてみてください。

 

 

解答&解説

 

一般論として弊社がおすすめしているのは、4. 事務局が骨子や共通部を作成し、経営層が作成した全社的な方針に関わるパート、各部門が作成した現場業務に関わるパートを取り込むです。

 

では、なぜこのような進め方が良いのでしょうか。

 

まず、最終的に出来上がるBCP文書全体ですが、適切に行動できるマニュアルとして機能するためには記述のレベル感や表現に統一感が求められるため、事務局などによる取りまとめは必須と考えられます。

一方で、ある程度のボリューム感となり、記載される事項が多岐にわたることに加え、各現場の詳細や最新の情報を正しく反映することが欠かせないため、その現場の業務に携わる社員の参加も必須と言えますので、1.にあるように全てを事務局が文書化するような進め方は望ましくありません。

 

同様に、経営方針を反映した事業継続の方針とするためには、経営層が方向性を示すことが必要になります。

かといって、経営層が現場業務を細かく把握していて、事業継続・復旧対策の内容を詳細に示せるわけではありませんので、2.にあるような経営層が全てを文書化するという進め方も現実的ではありません。

 

3.については、各部門に自部門で必要な内容を記述してもらうことは良い進め方ですが、部門間で連携しなければならない対応の整合性が取れていなかったり、当該業務を担当する人にしか理解できないような書き方になっていたりすると実行性のないBCPになってしまうため、事務局が取りまとめて記述内容を調整することは必須と考えられますので、各部門での管理は好ましくないと考えられます。

 

いかがでしたでしょうか。

ぜひ貴社でも事務局主導で経営層や各部門に分担する進め方でBCP策定を行ってください。

 

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